毎年1月になると給与担当者は給与支払報告書の作成をします。給与支払報告書は市町村に提出する書類です。市町村は給与支払報告書で住民の収入を知り、市町村は企業から提出される給与支払報告書をもとに住民税を算出するのです。
この記事では給与支払報告書の対象者提出期限、詳しい書き方、提出方法などを詳しく解説します。 
給与支払報告書とは
給与支払報告書とは、会社が従業員に支払った給与額を市町村へ報告する届出書類のことです。会社は、毎年1月31日までに、その年1月1日時点の従業員等の居住地である市区町村に給与支払報告書を提出する義務を負っています。
2023年の例にとると、
対象者：正社員、アルバイト、パート、役員などすべて従業員（退職者を含む）
対象となる給与：2022年1月1日から2022年12月31日までに支払った給与および賞与
提出期限：2023年1月31日
ただし、原則1年間に支払った給与が30万円以下の退職した従業員は報告の対象外です。そのため、給与支払報告書の提出は不要です。
しかし、市区町村によっては給与が30万円以下でも提出を義務付けている場合もありますので、各市区町村に確認しましょう。
給与支払報告書として提出する書類
給与支払報告書として提出する書類には総括表と個人別明細書を作成します。詳しい作成方法をご説明します。
給与支払報告書（総括表）
給与支払報告書の総括表はかがみとなる集計表で1事業所につき1枚です。これを市町村ごとに定められた様式で作成します。
【作成の注意点】
給与支払者の法人番号またはマイナンバー：必ず記入
給与支払者名称（氏名）：必ずフリガナを記入
受給者総人数：給与を支払っている従業員の総数
報告人員：提出する給与支払報告書（個人別明細書）の総人数と内訳（特別徴収対象者、普通徴収対象者の退職者及び退職者以外の人数）を記入
納入書：納入書が必要か不要か、いずれか該当する方を丸で囲む（電子送金等を利用し不要な場合は不要としてください）
指定番号：現在特別徴収を行っている場合は指定番号を記入
会社は従業員の給与から住民税を引いて市町村に納付しています。これを特別徴収といいますが、特段の事情がある場合や、すでに退職している人は本人が納税する普通徴収の手続をします。その際は、普通徴収の人数にカウントし、「総括表・普通徴収申請書」を作成します。
給与支払報告書（個人別明細書）
給与支払報告書の個人別明細書は受給者1人につき1枚提出します。記入する項目は源泉徴収票と同じですので参考に転記しながら作成するとよいでしょう。
【作成の注意点】
給与支払者の法人番号またはマイナンバー：必ず記入
住所：受給者の2023年1月1日現在、住民票によらず実際に住んでいる住所を記入（退職者は退職時点の情報で記入）
支払を受ける者：フリガナと氏名とマイナンバーを必ず記入
源泉・特別控除対象配偶者：フリガナと氏名とマイナンバーを必ず記入
控除対象扶養親族：フリガナと氏名とマイナンバーを必ず記入
16歳未満の扶養親族：フリガナと氏名とマイナンバーを必ず記入
区分：控除対象扶養親族が非居住である場合、および16歳未満の扶養親族が国内に住所を有しない場合に「丸」を記入
中途就・退職：受給者が年の中途で就職・退職（死亡退職も含む）をした場合に記入
受給者生年月日：必ず記入
退職者でも報告対象者の分は作成しましょう。通常は退職者には退職源泉とよばれる、退職時までの源泉徴収票（年末調整していないもの）を発行しますので、その情報で作成すれば問題ないでしょう。
給与支払報告書を提出する方法
給与支払報告書の提出方法には市町村ごとに定められた様式を使って提出する方法とeLTAXを使った電子申告の方法があります。それぞれの方法を確認しましょう。
市町村ごとに定められた様式を使って提出する場合
市町村ごとに定められた様式を使って提出する方法では、給与支払報告書を提出する際の書類は①から④の順番に重ねて提出します。ホチキスは使用せず、クリップなどでまとめるようにしましょう。
①総括表
②個人別明細書（特別徴収分）
③普通徴収申請書
④個人別明細書（普通徴収分）
郵送・持参でもどちらでも提出できますが、1月末は窓口も混み合っていますので早めに提出しましょう。
eLTAXを使った電子申告の場合
eLTAX（エルタックス）は地方税ポータルシステムです。eLTAXを使って電子申告する場合は、市町村ごとに提出する必要はなく、一括送信で各市町村にデータが自動で振り分けられます。
2021年1月提出の給与支払報告書から条件をみたすとeLTAXまたは光ディスク等による提出が義務付けられました。条件は、前々年における給与所得または公的年金等の源泉徴収票の税務署へ提出すべき枚数が100枚以上（改正前：1,000枚以上）です。それにより利用する会社も増えています。
まとめ
給与支払報告書は毎年1月に行う個人住民税を算出するための収入を報告する届出です。給与担当者にとっては同時期に所得税の法定調書という届出もあり大きな負担です。
市町村ごとに作成する手間は地方税ポータルシステムのeLTAXを使えば省略できますので、活用と検討してみてもよいかもしれませんね。
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